ממנהלות לשכה לעוגן ניהולי: כך נבנתה תוכנית הכשרה עם השפעה רחבה בבית חולים

מנהלות לשכה נמצאות בלב העשייה של ארגונים גדולים – בתי חולים, משרדי ממשלה, חברות מורכבות וגופים ציבוריים. למרות זאת, התפקיד נתפס לא פעם כתפקיד אדמיניסטרטיבי בלבד הכולל תיאומים, יומנים, משימות שוטפות ותגובות למציאות משתנה.  אבל בפועל, מי שמביט מקרוב מגלה שזהו תפקד בליבת הארגון ומנהלות הלשכה מחזיקות רצף, מייצבות מערכות, משפיעות על קצב העבודה, על איכות התקשורת ועל התרבות הארגונית, ולעיתים אף יותר מתפקידי ניהול פורמליים.

מעבר מאדמיניסטרציה לניהול בפועל: האתגר הארגוני

בארגוני בריאות, בהן המערכות מורכבות ודינמיות ביותר, ההשפעה הזו מתחדדת במיוחד. מתוך ההבנה הזו נבנתה והופעלה תוכנית הכשרה ייעודית למנהלות לשכה המרכז הרפואי האוניברסיטאי תל אביב ע"ש סוראסקי איכילוב, שמטרתה הייתה לחזק, לדייק ולהרחיב את המעבר מאדמיניסטרציה לניהול בפועל.זו לא הייתה תוכנית מדף, אלא מהלך פיתוח ארגוני תפור למערכת  ולמציאות המורכבת בבית החולים, הנשען על הקשבה עמוקה לשטח, שותפות מקצועית ותהליך למידה מתמשך.

פיתוח שמתחיל בהקשבה: שלב האפיון והאבחון

את תהליך הבנייה ליווה שלב אפיון, שכלל שיחות עומק עם מנהלות לשכה, עם משתתפות מתוכנית קודמת, עם צוות פיתוח והדרכה ועם גורמים ארגוניים נוספים בבית החולים. השיחות לא נועדו לאתר פערים בלבד, אלא בעיקר לזהות עוצמות קיימות, דפוסי השפעה ייחודיים ונקודות מפתח שבהן למנהלות הלשכה יש תרומה משמעותית לאופן שבו המערכת פועלת.

מתוך התהליך הזה התגבשה תפיסה ברורה: מנהלות הלשכה הן עוגן ארגוני. הן מחברות בין הנהלה, צוותים מקצועיים, ממשקים ותהליכים, ומשפיעות יום – יום על איכות העבודה, על התקשורת ועל התרבות הארגונית בבית החולים.

חמשת העוגנים של התפקיד: מודל ייחודי לתפקידים אדמיניסטרטיביים  תובעניים

על בסיס תהליך האפיון נבנה מודל ייחודי של חמשת העוגנים בתפקיד מנהלת הלשכה בבית חולים. כל עוגן משקף ממד מרכזי של השפעה ארגונית, וביחד הם מגדירים תפקיד ניהולי רחב, מחבר ובעל נוכחות משמעותית:

• תקשורת, יחסי אנוש וייצוגיות – היכולת לנהל תקשורת אפקטיבית במצבי שגרה ולחץ, לייצג את הארגון ואת ההנהלה ברגישות ובמקצועיות, ולהשפיע על האקלים הבין־אישי.
• עבודת צוות וניהול ממשקים – חיבור בין דרגים, יחידות ותפקידים, תיאום בין גורמים מרובים ויצירת רצף עבודה במערכת עתירת ממשקים.
• מקצועיות, ניהול זמן ויעילות תפעולית – ניהול עומסים, סדרי עדיפויות ושטף עבודה בסביבה אינטנסיבית, תוך שמירה על סטנדרטים גבוהים וראייה מערכתית.
• חדשנות והתפתחות מקצועית – פתיחות ללמידה, שימוש מושכל בכלים טכנולוגיים ו-AI , הרחבת גבולות התפקיד בהתאם להתפתחות הארגון.
• חוסן אישי, גמישות ואומץ מקצועי – היכולת לפעול באי ודאות, להחזיק מורכבות, לקבל החלטות, להציב גבולות ולהתפתח בתוך מציאות משתנה.

העוגנים לא הוצגו כמודל תיאורטי, אלא כבסיס לעבודה מעשית, רפלקטיבית ויישומית.

למידה כתהליך מתפתח: מהתיאוריה לשטח

התוכנית נבנתה כרצף למידה מתמשך. בכל מפגש הועמק עוגן אחר, תוך חיבור ישיר למציאות היומיומית של המשתתפות. ממפגש למפגש בוצע דיוק נוסף של התכנים, התאמות ודגשים – בהתאם לשיח, לדוגמאות שעלו מהשטח וללמידה המשותפת שנוצרה בקבוצה.

כך הלכה והתחזקה התפיסה של מנהלות הלשכה כמי שמפעילות שיקול דעת ניהולי, משפיעות על תהליכים ומובילות מציאות, ולא רק מתפעלות אותה.

השפעה על היום – יום והתרבות הארגונית

לאורך התהליך בלטה עוצמת ההשפעה היומיומית של מנהלות הלשכה: על רצף העבודה, על איכות התקשורת בין דרגים ועל האקלים הארגוני. חיזוק התפיסה הניהולית, לצד כלים פרקטיים בתחומי תקשורת, ניהול זמן וטכנולוגיה, תרם להעמקת תחושת המסוגלות ולהרחבת גבולות התפקיד.

פאנל סיום: מבט ארגוני רחב

במפגש הסיום התקיים פאנל בהשתתפות בעלי ובעלות תפקידים מהמרכז הרפואי איכילוב. הפאנל יצר שיח פתוח ומשמעותי סביב תפיסת התפקיד של מנהלות הלשכה מנקודת מבט ארגונית רחבה, לצד הדגשת החשיבות של למידה מתמשכת והתפתחות מקצועית לאורך זמן. השיח חיזק את ההבנה שתפקיד מנהלת הלשכה אינו סטטי, אלא מתפתח יחד עם הארגון, האתגרים והמציאות המשתנה.

שותפות כבסיס להצלחה: סיכום המהלך באיכילוב

התוכנית נשענה על שותפות עמוקה לאורך כל הדרך. תודה גדולה לסבינה מייזל, מנהלת תחום למידה ופיתוח ארגוני וסיון גנדלמן, רכזת למידה ופיתוח ארגוני על חשיבה משותפת, ליווי מקצועי ודיוק מתמשך של התהליך, ולמשתתפות התוכנית, על פתיחות, מעורבות ורצון אמיתי ללמוד, להתפתח ולהשפיע.

המהלך המרכז הרפואי האוניברסיטאי תל אביב ע"ש סוראסקי איכילוב מדגים כיצד פיתוח תפקיד ממוקד, הנשען על הקשבה, שותפות ולמידה מתמשכת, יכול להפוך תפקיד אדמיניסטרטיבי לכוח ניהולי משמעותי בתוך ארגון מורכב.

העקרונות שעמדו בבסיס התוכנית רלוונטיים לא רק לארגוני בריאות, אלא לכל ארגון גדול ומרובה ממשקים: משרדי ממשלה, גופים ציבוריים וחברות מורכבות. כאשר מזהים את מוקדי ההשפעה האמיתיים בארגון ומשקיעים בפיתוח ממוקד של התפקידים שמחזיקים את המערכת נוצר שינוי עומק שמחלחל אל היום־יום ואל התרבות הארגונית כולה.רוצים להפוך את תפקידי המפתח בארגון שלכם לעוגנים ניהוליים משפיעים? צרו איתנו קשר לשיחת אבחון ובניית תוכנית מותאמת.

שאלות נפוצות

על הכותבת: מוריה כהן כרמלי, יועצת ארגונית בכירה ב New Era. מתמחה בליווי הנהלות וארגונים מורכבים, ובפיתוח תפקידי מפתח כעוגנים להשפעה ושינוי בתרבות הארגונית.